Zeitmanagement: Die Entdeckung der Langsamkeit
Auf dem Schreibtisch türmt sich die Arbeit, das Telefon klingelt, man versucht parallel eine Email zu schreiben und plötzlich steht auch noch ein Kollege unangekündigt in der Tür. Die gefragte Info stand doch hier auf einem Zettel…Moment…klar, ich übernehme gern eine deiner Aufgaben…und am Ende des Tages weiß man nicht mehr, wo einem der Kopf steht. Trotzdem hat man viel weniger geschafft, als man sich am Morgen vorgenommen hatte. Woran liegt das? Hier sind Zeitfresser am Werk, die man mit einem guten Zeitmanagement im Zaum halten kann.
Tipps für Ihr Zeitmanagement
Jeder hat so seine persönlichen Zeitfresser, die sich unbemerkt einschleichen. Ein häufiger Zeitfresser ist zum Beispiel der oben beschriebene Versuch, alles auf einmal zu machen. Das Resultat ist, dass man nichts von allem wirklich richtig gemacht hat und am Ende Zeit darauf verwendet, alles nachzubessern. Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht ist der Mensch nicht in der Lage, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Psychologen und Neurowissenschaftler sind sich einig: Multitasking widerspricht der Arbeitsweise des menschlichen Gehirns.
Prioritäten setzen
Weitaus effektiver ist es, sich einen Plan zu erstellen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Dabei sollte man Prioritäten setzen, um die wichtigste Aufgabe immer im Blick zu haben. Versuchen Sie, Unterbrechungen zu vermeiden. Wenn Sie in Ruhe ein Telefonat führen wollen, schließen Sie die Bürotür. Unangekündigte Besucher dürfen auch einmal abgewiesen werden. Sagen Sie freundlich, dass Sie im Moment keine Zeit haben, vereinbaren Sie einen Termin und bleiben Sie konsequent bei der aktuellen Aufgabe bis sie erledigt ist.
Störungen vermeiden
Effektiv arbeiten kann nur, wer absolut ungestört ist. Planen Sie daher möglichst täglich ein bis zwei Stunden ein, an denen Sie niemand stören darf. Wenn möglich tragen Sie sich im Kalender als „beschäftigt“ ein, damit Sie keiner in dieser Zeit zu einem Termin einlädt. Am besten legen Sie diese Stunden auf die Zeit, in der Sie Ihr Leistungshoch haben. Die meisten Menschen haben ihr Hoch zwischen 8 und 12 Uhr und fallen mittags in ihrer Leistung ab. Ein weiteres Hoch liegt oft zwischen 18 und 21 Uhr. Probieren Sie’s aus!
Zeitlimits setzen
Jede Arbeit dauert genau so lange wie sie dauern darf. Setzen Sie sich ein Zeitlimit für jede Aufgabe und halten Sie sich konsequent daran. So ist man gezwungen, die Gedanken auf die aktuelle Aufgabe zu fokussieren und arbeitet effektiv und schnell.
Anpacken
Oft schiebt man große Aufgaben vor sich her, weil man nicht weiß wo man anfangen soll. Kurz vor Toresschluss fängt man dann hektisch an, völlig unkoordiniert zu arbeiten. Alles andere bleibt liegen, türmt sich auf und verursacht neuen Stress. Besser ist es, sich zu überwinden und gleich anzufangen. Jeden Tag ein bisschen. So arbeitet man kontinuierlich den Berg ab und kann gleichzeitig auch andere Aufgaben erledigen. Wenn Ihnen die Motivation völlig fehlt, schaffen Sie sich selbst eine: Belohnen Sie sich dafür, dass Sie angefangen haben und für jeden weiteren Schritt bis die große unangenehme Aufgabe erledigt ist.
Aufräumen
Zu guter Letzt: Ordnen Sie das Chaos auf dem Schreibtisch. Ein schlechtes Ablagesystem, die häufige Suche nach Notizen, Merkzetteln oder Telefonnummern frisst viel Zeit und verursacht Stress. Der überquellende Schreibtisch nimmt jede Motivation. Eine durchdachte Organisation spart auf Dauer viel Zeit und Nerven.
Hinterlassen Sie auch Ihren Arbeitsplatz jeden Abend aufgeräumt und geordnet. So werden Sie am nächsten Morgen nicht gleich vom Chaos des letzten Tages empfangen.
Effektiver Arbeiten
Ziel des Zeitmanagements ist es, effektiver zu arbeiten. Das Resultat sollte sein, gleichzeitig mehr Zeit für sich zu haben und dauerhaft gute, fehlerfreie Leistungen bringen zu können. Ziel des Zeitmanagements ist es nicht, noch mehr in noch kürzerer Zeit zu arbeiten. Dauerhaft gute Leistung kann nur bringen, wer sich kurze Auszeiten gönnt und über eine ausgeglichene Work-Life-Balance verfügt. Das Optimieren von Arbeitsabläufen hilft, die anstehenden Aufgaben besser und schneller zu erledigen. So bewältigt man seine Aufgaben zuverlässig und schafft sich die nötigen Freiräume zum Leben.
http://www.spiegel.de/wissenschaft/mensch/0,1518,491334,00.html
http://www.wissen.de/wde/generator/wissen/ressorts/index,page=1660958,chunk=2.html
Place your comment