GTD – Arbeitsabläufe Steuern nach einem 5 Stufen-Modell
Auch zum Ablauf von verschiedenen Arbeitsabläufen habe ich im Internet ein absolut wunderbares Modell gefunden, das mir bei der Optimierung meiner Arbeit extrem geholfen hat. Es geht auf einen Wissenschaftler namens David Allen zurück und funktionierte bei mir einwandfrei.
Ich habe mir sein Programm gründlich angeschaut und es sofort auf mein Leben übertragen können, da es sehr einfach zu verstehe ist:
Jeder Arbeitsablauf wird in 5 Stufen aufgeteilt: Erfassen, Durcharbeiten, Ordnen, Überprüfen und Tun.
Beim Erfassen werden zunächst einmal alle anfallenden Arbeiten in einen sogenannten „Eingangskorb“ gesammelt. Dieser ist KEINE Ablage sondern soll nur eine reine BEARBEITUNGSSTATION sein! Dabei sollte man sich niemals scheuen Unwichtiges einfach wegzuwerfen!
Beim Durcharbeiten werden die in der Bearbeitungsstation befindlichen Unterlagen gesichtet. Hierbei stellt man sich immer folgende Fragen:
- Worum handelt es sich? / Worum geht es?
- Was bedeutet es für mich?
- Was muss ich mit der Sache als nächstes tun?
Wichtig hierbei ist:Was oben liegt, zuerst! Immer nur eine Sache! Nichts wieder zurück in den Eingang bzw. Eingangskorb!
Beim Ordnen werden nun alle Handlungen in einer großen Projektliste zusammengefasst, die jedoch keine konkrete Einzelheiten oder detaillierte Projektplanungen, keine nach Prioritäten geordnete Reihenfolge und keine nach Größe des Projekts gelistete Rangfolge hat. Speziellere Handlungsschritte können in differenzierteren Projektlisten untergebracht werden, was jedoch nicht immer nötig ist.
Diese Listen werden nun Listen „Nächste Schritte“ zugeordnet, die etwa so aussehen kann:
- Liste “nächster Schritte” – in der Schule erledigen
- Liste “nächster Schritte” – im Büro erledigen
- Liste “nächster Schritte” – zu Hause erledigen
- Liste “nächster Schritte” – am PC/Notebook erledigen
Diese werden beim Überprüfen nochmals durchgecheckt und beim Tun ganz einfach abgearbeitet…Voila! Nie wieder bleibt etwas auf ihren Schreibtisch liegen oder verschwindet in einen unübersehbaren Aktenberg! Ich persönlich organisiere meinen Arbeitsplatz nun immer so und merke wie mein Stresspegel sich dadurch merklich gesenkt hat!
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